成都会务公司指出，根据参会人数不同，会议准备工作的内容和接待方式不同，会议组织和礼仪要求不同。
首先是会议的准备工作。
根据会议规模确定接待规格。
分发会议通知和会议日程。
成都会务公司指出，会议通知必须写明召集人姓名、组织单位名称、会议时间、地点、主题、参会人员、会议费用、拟带信息、联系方式等。请前台注意所附的回执，以便确定被邀请人是否可以出席会议，以及是否对出席人员有其他要求等。对于现场的与会者，请附上会议地点和酒店的路线图。这张路线图防止外人问路。
会议日程是会议期间每天会议活动的详细安排，是人们了解会议情况的重要依据。它可以是书面的，也可以是表格的。可以和会议通知一起分发。
选择场地。
选择会场，根据参会人数和会议内容综合考虑。就是达到规范:
大小要适中。成都会议公司指出，会议厅太大，人数太少，空座太多，而且邋遢，给与会者一种压抑的感觉；会场太小，人太多，挤在一起，就像一个乡下人去赶集一样，不但抠门，而且基本上开不好会。因此，英国首相丘吉尔曾说过:“不一定要有太大的房间，只有大小合适的房间。”
第二，选址要合理。历史召集的会议可以一两个小时分散开，开会地点可以设在参会人员集中的中心。对于超过一天的会议，尽量将地点设置在离与会者住处较近的地方，避免与会者来回奔跑。
第三，下属设备要齐全。会议人员必须停止反思会议场所的照明、通风、卫生、服务、电话、公共广播和录音。他们不要因为“上次会议在这里举行，没有成功”，就轻率地认为“这次会很顺利”。否则，可能会发生损失。
第四，一定要有停车场。在古代社会，开会的时候，带着“一双草鞋一把伞”来开会的人并不多。汽车和摩托车必须有停车位，这样才能成功驾驶。
会场布置。
场馆的布局包括场馆周围的装修和座位的分配。
成都会务公司指出，普通大型会议的会场根据会议内容悬挂横幅。在门口挂上告别和庆祝的牌子。场地内可放置适当的盆景和盆花；为了使会场更加庄严，可以在主席台上悬挂国旗、党旗或者国徽、国徽。如果茶杯和饮料需要放在桌面上，应该擦洗干净，摆放美观一致。
座位要根据会议的风格和气氛来安排，礼宾要认真研究准备会议材料。
会议组要准备好与会议议题相关的必要材料，这些材料整理好后会分文件夹分发给与会者，方便与会者阅读和准备发言。
