成都活动策划公司介绍到，一般来说在一次筹款活动中，组织方在最后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家高级赞助商，结果不得不为他们再安排另一张桌子，而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和桌上摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。最后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。
在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。成都活动策划公司的相关专业人士介绍到，前期会面按照计划应该安排在设备的搬人和安装之前进行，以便所有参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出本来可以预见到，但由于物流方面的疏忽所导致的一些纸漏。你希望活动策划当天所有人都有着良好的精神风貌，处于最佳状态，发挥出最好水平，成功地协调和执行活动策划的每个环节，策划人员肯定不希望出现在活动举办即将开始前现场人员还在四处张罗本该早已做好的基础工作。
另外在签约前要制定一份付款时间表，用来查看是否需要调整付款日期。如果因为客户的支票过账或支付现金等问题需要变更付款时间，酒店或其他活动策划会场通常会比较配合。
从客户到供应商都要制定付款时间表，这是至关重要的。成都活动策划公司的相关专业人士介绍到，在签订合同时，活动策划策划人员应该告知其客户支付条款与付款条件，并在合同中写明付款日期与金额，同时在时间安排上要留出一定的浮动空间。在和供应商签订合同之前，或者让客户与供应商签订合同之前，要了解付款时间方面是否还存在任何问题，这样，支付条款和付款条件还可以进行必要的调整，并签字落实。让客户与供应商签订合同是因为出现了客户要求垫付活动策划费用的情况，这样做可以避免给活动策划策划公司带来财务方面的风险。
费用表是制定付款时间表的基础。如果计划的内容或者嘉宾人数发生了变化，则需要将付款时间表进行修改，并且在支付下一笔费用之前，相应地调整付款金额。成都活动策划公司的相关专业人士介绍到，在制定付款时间表时，一定要计人取消合同所应缴付的违约金。这样，一旦浦要取消活动，要确保在收到了自己公司的管理费之外，还有足够的费用来支付这些违约金。
同时带齐所有的合同，确保每一个关键的截止日期都记录在你的活动策划统筹安排中。成都活动策划公司的相关专业人士介绍到，密切注意人员缩减以及取消活动策划的最后期限等情况。在这一期限之前，变更参与活动策划的人数或者取消整个活动策划，可以免付罚金或只付最低罚金。通常，可以根据合同中的规定按照一定比例减少预订客人餐饮的份额或者减少预订酒店客房的数量，这样一旦客人的数量减少了，也就无须为未到的客人支付费用。在你的活动策划统筹安排中列出截止日期和缓冲时间日期以方便核查。要给自己预留出充分的时间来做出明智的决策。如果错过了变更的最后期限，则必须按照合同中签订的宾客数量和客房数量来付费，而这种错误会令你付出惨重的代价。
