1、年会所需要的交通费用：包含参加年会人员住宿地点到餐饮地点以及一些商务考察等所需要的费用，还有就是欢送嘉宾到机场，铁路等费用。
2、年会所需会议室场地租金,会场布置费用,会议设施租赁费用以及一些广告及印刷、媒介、公共等相关联行业需要的费用。需要提醒的是这些年会费用中可能有很多细化的地方我们需要分好。
3、年会餐饮费用，这个和整个年会的需求目的有关，其中可能包含午餐、会场茶歇、酒会/舞会等一些酒水、点心、水果及调制色酒等服务费用。
4、年会视听设备以及设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，当然可以直接让专业的服务商代理。
5、年会演员以及年会节目费用，可能按照场次计费或者节目表演难度及参与人数正相关。
6、最后就是一些年会所需的临时性的杂费了，纪念品、临时道具、传真、临时商务用车等。
