活动策划人员可以帮助客户提供一条龙的策划服务，而让他们的工作更轻松的酒店更有可能赢得相关的场地业务。这是 2021 年 Cvent Planner 采购报告：全球版的结论，该报告基于 Cvent 委托对全球 2,650 名合格规划师进行的调查。在调查受访者中，69% 的人每年至少管理 11 场活动，37% 的人组织 50 场或更多。再加上据报道大多数类型活动的出席人数有所增加，这种不断增加的工作量凸显了酒店经营者应该重视使每个策划者的互动快速且以服务为导向。
活动策划师最看重什么?
1.沟通是所有关系的关键
44% 的活动策划人员认为沟通不畅是选择不向场地提交 RFP的原因。即使他们这样做了，一个不完整的提议也会促使他们迅速拒绝一个场地。他们没有时间追踪更多信息，因为他们仍然必须应对与会者和管理人员不断提高的期望。
如果回复有错误的名称或日期，“显然你根本没有真正注意这个提案，”AxoGen 规划师 Leanna Mosquera 在我们的“会见规划师”系列中告诉我们。“我没有时间经历 30对我们所做的每个程序的错误响应”，因此提供不充分信息的场所更有可能立即被拒绝。我们的 Cvent Planner 采购报告受访者同意：32% 的受访者希望酒店在其 RFP 响应中提高对细节的关注，而 20% 的受访者希望响应更快。
2.场地本身
成本始终是影响策划者预订决策的首要因素，但在今年的报告中，活动空间布局同样重要。它们并列为最重要的因素 (45%)，略高于地点和是否有首选日期(各占 42%)。
虽然底线仍然是主要影响因素，但结果表明其他考虑因素的重要性日益增加。恰当的例子：超过 70% 的规划者希望在考虑切换到他们的第二选择地点之前至少节省 6% 的成本。这意味着酒店和场馆不再可能仅仅因为提供最优惠的价格而赢得集团业务。
酒店经营者还可以通过帮助策划者创造更多“现在就在这里”的体验来吸引他们。当被问及他们使活动令人难忘的策略时，56% 的策划者表示他们利用音乐等现场娱乐，35% 的策划者使用弹出式活动和惊喜。
3.大酒店空间还不够：服务有助于产生忠诚度
虽然合适的会议空间和独特的体验可以让策划者预订您的酒店，但服务是赢得回头客的关键。超过一半 (59%) 的受访策划者表示，酒店员工缺乏专业精神是他们不会返回酒店的原因。这些结果呼应了 MeetingAdvice 资深人士 Steve Goodman 在我们的 Meeting the Planner 系列中表达的担忧。他希望“从你把车停到酒店的那一刻起，遇到门卫，到前台，一直到家政服务，都要有一定的专业水平。工作人员所表现出的专业水平通常会与您在该酒店可能举办的活动类型产生共鸣。”
