1、发出邀请
对于小型鸡尾酒会，不需要打印请柬，而是口头发出请柬。邀请函可以在两周前或两周后发出，但必须给客人时间来选择。对于大型或正式的鸡尾酒会活动策划，最好打印特别邀请卡或邀请函，并使用聚会或家庭招待会的名称。一般邀请应在两周之前发出。通常，主人发出的邀请或口头邀请比实际计划避免空缺的人数多。
2、人群密度
成功的鸡尾酒会活动一般应该使人群密度适中，过于嘈杂和拥挤是鸡尾酒会活动的大忌。因此，在准备接待时，必须充分考虑场地的容量和通风情况，并做出明智的安排。在正常情况下，鸡尾酒会活动策划的大厅周围的房间、阳台和花园可以用来让客人调整密度，并呆在他们觉得舒适的地方。
3、了解客人
在准备接待之前，我们应该对客人的特点有一个清晰而全面的了解。如果来宾中老年人居多，那么要尽量考虑到中老年人的身体状况和特殊需求。因此，有必要在桌子上放更多的椅子。如果客人主要是年轻人，那么这种考虑不需要太多。
4、取菜方便
让客人更容易拿起盘子，找到他们想要的东西，也是鸡尾酒会活动策划成功的一个重要因素。因此要注意以下3点：
香烟可以放在合适的容器中，烟灰缸应该大而深，并且应该放在任何地方；
坚果、零食等食物应易于拿取，最好将它们放在合适的碗或盘中，放置在房间的各个部位以方便取用；
酒水要准备充足，供应及时。应该特别注意为不喝酒的人准备不含酒精的饮料。
这些是接待人员在计划接待时的一些准备工作。高质量的鸡尾酒会活动策划接待无疑能反映企业的品位和质量。因此，尽管接待活动强调简单和轻松，但它必须严格、准备充分且不丧失身份。
