1、主办方推荐周边酒店供个人预订
对于大型活动而言，可能会涉及多个场馆同时举办不同类型的活动，限于各个场馆的差异，主办方很难保证每个场馆都有独立的酒店服务设施。由于参与者人数众多，主办方也很难为每一位参与者都预订酒店服务。因此，主办方需要对没有单独酒店服务设施的场馆进行外部酒店介绍和推荐，经过活动组织者对相关酒店卫生、服务、安全保障的核查，把场馆周边符合标准的酒店信息推荐给参与者，其中包括酒店的地址、联系电话、网站等相关信息，以便参与者能够进行高效的自主预订并保障人住宾客享受到相应的服务水准。
2、主办单位自行安排酒店服务
推荐周边酒店并协助预订酒店是活动主办单位为活动参与者提供的基本配套服务，因而·一般的活动主办单位都会提供此项服务。而有时候，一些活动的举办场地本身就是酒店，这时活动主办方需要与酒店进行整体性的谈判，以商定服务内容和价格。尽管都是主办单位自行安排，但是其提供服务的程度不同，给活动参与者和观众带来的感受也不一样。有的活动组委会只在活动筹备期推荐一些活动举办地周边的酒店；而有的活动组委会不仅推荐酒店，而且只要是前来参与活动的嘉宾和专业观众都能享受优惠价格；有的主办单位还会安排专人负责接受活动参与者和专业观众的预订，并在酒店大堂设置接待处，然后统一和酒店结算费用。除了部分主办单位希望通过提供客房预订服务来谋利的因素外，统一结算这种方式还能为活动参与者提供更加便利的服务。
3、指定旅行代理商
在一些大型活动中，由于人员庞杂，事务繁多，组织方自己对酒店服务的细节工作难以做到事无巨细，所以会对这方面的业务进行外包，也就是指定旅行代理商。其基本程序为：活动组织方指定一家旅游公司，然后由该旅游公司为活动参与者提供酒店、票务、旅游和订车等服务。指定旅行代理商一般会在活动现场设立接待台，为现场与会人员提供相关住宿、旅行的咨询和预订服务。
4、指定酒店专业代理机构
随着旅游产业分工的不断细化，一些专业的代理机构开始将大型活动作为公司的主要业务，与指定旅行代理商不同，酒店专业代理机构通常指的是：大型旅游服务网站、酒店预订网、会展商旅服务公司等。这些公司主动与活动主办单位联系，并能够提供优惠的价格和专业的服务。
