成都年会策划公司在做年会活动策划时的具体工作包括:方案前的准备、方案的策划、方案的执行及效果评估。以下分别从这四个方面进行简述。
首先是方案前的准备。策划一次年会活动首先要明确举办年会活动的目标、年会活动的主办方(发起人)、与相关领导团队进行沟通并了解他们的想法(包括年会活动的形式、年会活动经验、需要的资源、预算等，这点很重要)，这也是做任何策划方案的思路。
其次是方案的策划环节。具体到策划环节，首先需要对要年会活动策划的目的(所在行业、市场、产品、渠道、客户)有一个比较清楚的认知，这些信息都需要通过前面的沟通去获得，期间会涉及到与领导的沟通、跨部门的沟通、会遇到信息不对称的现象，你所掌握的信息量会影响年会活动的效果。 其次明确了年会活动的目标以及具体的标的之后，就要考虑用什么样的方法实现。是要通过其他的形式与第三方的组织(媒体、协会、咨询机构、其他)等采取其他的年会活动形式。一般大型展会比较适合做品牌的推广、新产品的发布，通过借助展会的品牌效应提升公司知名度。年会活动的形式还分为线上、线下，是选择线上还是线下还是线上线下组合，要看行业特征和市场特征，目前比较流行的是线上线下结合的形式，线上做推广，线下做体验。 成都年会策划公司介绍到，年会活动的形式要借助内容来考虑，实现内容、形式的统一。年会活动的主题要能够吸引人，有影响力，比如宣传工程类项目要将项目包装成样板工程，具体会议上陈述的东西要是大家目前都关心的问题、将实际的工作问题转化成行业内普遍问题、前瞻性问题、社会化问题进行阐述;(简单举例)其次是年会活动的宣传及推广，可以通过公司自有媒体进行推广，可以通过广告、其他媒体进行推广，这里面考虑到如何与媒体进行对接的问题，根据双方的资源确定一个可行的合作方案，根据具体的方案来执行相关的计划。
再者是年会活动策划方案的执行环节。执行环节要考虑人力、财力、物力的有效配比，达到资源的有效利用。用PROJECT做甘特图，用项目管理的思路来对本次年会活动项目组的工作进行管理，包括项目的里程碑、分工、时间点、需要的资金及相关人员等。成都年会策划公司活动承办后，一般由承办方来执行，或者与媒体进行合作，这方面在事先就会约定好。这方面可以由第三方做监理，或者由主办方协调一名人员到现场进行把控。
最后是年会活动效果评估。尽量做到客观，重要的是要跟领导的预期相吻合，几个重要的指标是:到会率、年会活动的预算及支出、签单率、现场反应等。
