成都会务公司指出，每年的年中到年底都会是大中型企业的一个年中工作总结会和年终会或年终答谢会，而在像成都，各种形形色色的企业遍及，不排除有大多数的企业的会务一般都会是人数较多的，像超大公司少则上千多则上万的参会人员也习以为常。
在会务服务中，最重要也是最必不可少的一件事情就是接待来宾，倘若能在接待来宾的时有一个比较好的效果，那对于整个会务服务的印象是可以大大加分。在会务服务中接待外宾来访有什么必须特别注意的地方呢？做为一家专业的成都会务服务公司，在接待来宾时必须准备什么呢？我们一起来看看吧！
第一特别重要的是，要在与会者报到之前搞好详细的统计。会务公司在举办会务之前，要把会务举办的日期事先确定好，并且对于会务的内容主题、会务举办的地址也要事行搞好确定，然后向相关人员发出邀请，对于可以参加会务的人，事先搞好回执统计工作，为了可以清楚可以参加会务的大致人数，然后根据参加会务的人数，事先订好会务举办所必须的空间，并且为与会者订好酒店住宿，安排好与会者的吃住问题，要是与会者所参加的会务和现住的酒店住宿不是一个地址，那还需要搞好接送的问题。
其次，在搞好与会者报到时的一些准备工作。成都会务服务公司指出，与会者搞好报到的时，一般必须会务公司为参会的人员打好报到表，为了对参会人员的情况更好地搞好掌握。还需要将与会者的房间布置好，与酒店住宿搞好事先的协调，然后把一些关键点的事情和酒店住宿交待清楚，例如在哪里开会，住哪个房间，在哪里用餐等等，为了使与会者可以很容易看到相关的信息内容，方便与会者可以更好地参加会务，不必为参加会务而耗费大量的精力。
说到底，会务服务公司在举办会务时，要想使每一个参加会务的人，都可以开开心心的来，高高兴兴地离去，那就必须把每项准备工作都搞好，使得参加会务的人可以因为贴心的服务而感觉比较开心，与会者对会务的整个过程搞好肯定，也就是会务举办成功的标志，它也使得会务的举办可以达到理想的效果。
