想要策划一场企业年会，我们需要提前与各部门沟通，做好时间上的安排，其次确定好活动的场地，要注意，场地一定要提前预定，避免约不到合适的场地，还需要确定参加的人数、活动预算等问题。在安排安排企业年会的时间时，我们根据剩余的时间，做好相应的工作，把人员进行合理的安排等，下面详细的为大家介绍下。
一、如何策划一场企业年会
１、确定时间
根据公司部署以及公司各业务部门的空余时间，来确定年会最适合的举办时间，这个时间也会受很多因素的影响：公司业务临时有调整或新任务的增加，场地档期问题，还有政府管控因素。有的公司年会时间是既定的一个日期，每年都是这个日期举办，有的是和公司成立日期、既定的周年庆祝日相一致。
２、确定场地
因为每到年底都是各公司年会扎堆的时间，适合举办年会的场地也是非常紧张，一般都要提前半年、２－３个月预订年会场地。有的时候，还可能受到其他因素的影响：政府会议插入、酒店场地临时人物变化、预算调整等等。
３、确定参会的人数
因为各公司情况不同而会有临时变化。比如，驻外或外地分公司较多，集中一个地点去开年会，差旅成本也是一个不小的数额。还有因为业务问题，时间错不开也是影响的一个因素。原本集中年会的可能变为各分公司各自举办，通过网络技术手段，实现几地网络同步直播，通过大屏幕和环节设置来实现同步年会。参会人数确定问题，这个一定要和自己公司实际情况以及老大的意图结合起来，每个公司考量的标准和尺度不一样。
４、确定预算
每个公司决定举办年会的时候，老板都会有一个预算，准备挨拿出多少钱来搞年会，预算包括：场地费、餐费、住宿费、搭建制作费、奖金、奖品等。除去既定的奖金、奖品、餐费、住宿费、场地费，真正用于施展策划水平能力的预算就是搭建制作费用了，每一个创新的环节策划，都需要物料的支撑。等预算确定后，根据场地、人数以及往年的经验，基本上就能测算出用于本年度的预算了。
二、如何合理安排企业年会的时间
１、年会的时间安排我们采用时间倒推法。
２、活动当天，每个人坚守岗位，保持电话和对讲机畅通。活动的前１天，现场物料的搭建；活动的彩排第二次召开项目执行会议。活动的前２天，开展执行方案的对接。活动的前４天，清点确认需要的印刷用品，包括背景板、签到板、手卡、桌签等等。
３、活动的前６天，清点所有的物料，所有采购物料到位，包括伴手礼等等；下单所需的印刷品。
４、活动的前８天，确定确定参会人员和人员的工作安排，确定参会人数；敲定设计；确定搭建、摆桌等方案和供应商签订合同；和场地方签订合同。活动的前１０天，对接舞台搭建、礼品、礼仪、表演、拍摄等供应商，确认报价活动的前１５天，确定年会需求，看场地，预估搭建需求和摆桌需求，列出物料清单、供应商清单；现场效果制作平面＋３Ｄ效果图交由领导确认。
５、活动的前２０天，确定好年会主题，年会需要的创意环节，互动环节，站在一定高度上确定年会方案的流程和内容。活动前２５天，预估年会规模、预算，寻找合适的年会场地。
