1、在开始正式策划前专业的活动公司都会安排策划与客户进行一次深入的沟通交流，详细了解客户的需求。根据主办方的活动目的以及想要达到的活动效果后开始策划方案的设计，就能掌握活动的走向，树立精确的构思，不容易出现偏差。
2、其次是需要活动方的场地是否已经定好，活动现场的环境不一样，对活动整体的设计也是有影响的，通常是根据活动场地来设计的舞台以及一些内部布置。如果活动场地确定了，活动公司一般都会去现场进行考察，实地测量一些数据，这样才能保证活动的整体效果。
3、在后期活动落地过程中，活动公司有必要主次理解、有要害、有层次地进行安排，例如活动的舞台、音响、大屏的等，这些都属于硬件设备，是不容出错的，关系到整场活动的效果。但是也不是其他方面都不重视，有时一些小小的细节问题也会影响到活动，所以需要有层次的进行安排。
4、在策划方案时也需要考虑到现场的安全问题以及一些紧急情况的预案，合理差异活动空间，有用安排现场空间次序，如车辆的停靠区域、活动的路途、站位位置等，使整个活动现场条块理解，有条有理，活动通畅。
5、要想活动能够给大家留下深刻的印象，还需要主要活动的整体的连贯性，每一项环节都相互有联系，这样才会给人留下一个连贯性的记忆。
