办年会，可以说是公司一年中的一件大事，不仅是企业对这一年发展的展示，也是对辛苦工作了一年的员工的回报，更是企业庆典和员工凝聚力的体现。临近年关，操办年会就成了行政工作的重中之重，对于首次参与或首次主持年会的职场活动策划公司来说既是挑战又是机会。这里简单梳理年会流程，希望可以帮助到大家。
一、年会策划
做任何事之前都要有计划，一个合理的计划，就会让事情变得条理有序，会更加的有效率，即使发生变故，也能更好地应变。特别是对于第一次办年会的人，更应该重视年会策划这件事！从这几步做起。
1.需求调研
询问老板的想法。俗话说万事不由东，累死也无功。首先，要与老板沟通，询问他想要什么样的形式，预算是多少，在这个基调上才能接着往下开展行政工作。这里建议在询问老板意见之前，自己事先准备几个备选方案作为老板的参考，如果有相中的方案那直接可以开展工作了。
员工调查征求意见。既然是公司的年会，那就是属于全公司员工的盛会，每位员工都为年会提出好的想法，更增加的参与感，也许会给我们带来意外的惊喜。但对于员工数量多的大公司，这项工作就需要提前去进行了，而且也要进行甄别，对行政也是不小的工作量。
2确认方案
需求调研后，行政要结合意见以及预算，着手确定年会的策划方案。公司年会基本都在每年12月下旬到次年1月上旬这期间举行，如果公司有自己的报告厅或者礼堂可以作为年会的场所那还好，如果需要租用场地，那就需要提前一个月左右就开始着手租用场地了。所以年会的方案最好提前一个月确定并写完。
年会的策划方案一般包含了这些内容：
基本信息（日期、场地、参与人员等）；
年会内容（节目、游戏、互动、抽奖，以及其他一些老板想通过年会来传递的信息）；
预算分配（场地、餐饮、礼品、交通、住宿等）；
工作分类（活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤）等。
行政可以根据公司的情况，再做增减，打造一个最适合公司的方案，再与老板沟通。
3制定执行计划并推进
年会筹备的时间长、工作量大且琐碎，如果没有一份切实有效的流程计划表，很有可能会导致年会日期到了，年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项，如何安排合理的时间呢？
这时候，可以用倒推法来梳理流程哦：
二、推进落地
在推动落地的过程中，可以按照工作类别来分块进行，将需要提前准备或者时间筹备比较长的项目放在前面。包括这几方面工作要落实。
A.预订场地，B.人的调动，C.活动的安排，D.设立亮点环节,E.现场布置,F.解决餐饮,G.交通住宿,H.活动宣传
三、注意事项
越是大型的活动越要把握细节，要使整个流程运行完美，细节很关键。
1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上，避免电脑临时罢工。
2、年会节目和参演人员发生变化，要事先通知并安排，留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。
3、整个年会的文档清单，除了相关负责人要有以外，年会总负责人都要有备份。
4、年会结束后，要记得检查现场，将能回收的物品整理好，第二年还能用。现场有遗落的物品，要记得保管好并联系到个人。
5、如果年会需要用到供应商，一定一定一定要再三确认供应商的品质。
每次年会，都是行政压力和工作量最大的时候之一。但其实懂得将大事项分割成一块块待解决的小事项，就能让行政工作更轻松一点，开展年会的思路更清晰。
也许这是有些行政部门第一次办年会，还没有经验。但随着时间的积累，相信每个人都能有独当一面的一天。
