如果被问到，您能否回答这个问题——您的活动策略是什么?大多数活动专业人士可能会回答“是”——但这些策略的复杂性各不相同。
您的活动策略是您的会议和活动计划中最重要的部分之一。几乎不可能没有活动策略——没有活动策略，无论您的会议或活动的规模和范围如何，都会让自己陷入失败。有效的会议和活动计划涵盖所有活动类型(现场、虚拟和混合)，并归结为您的活动策略。它渗透到您业务的各个方面。从活动目标到证明活动成功，您的策略是您希望通过会议和活动计划实现的目标以及如何衡量成功的路线图。
活动策略：它是什么?
通常，活动策略处于次要地位。为什么?计划者每天都陷入如此困境，以至于专注于更宏观的战略计划可能具有挑战性。听起来有点熟?简而言之，活动策略是组织在所有现场、虚拟和混合活动中开发有目的、可衡量和以数据为依据的会议和活动计划的能力。该战略应与组织目标保持一致。活动策略的有效性在于其关键绩效指标 (KPI) 的清晰性和相关性、组织如何决定举办和参加哪些活动(活动选择过程)、活动如何获得批准以及预算管理。
活动策略计划
而活动策略看似抽象的活动策略计划却是具体的。它确定了未来一年或季度的路线图，并确定了机会和目标领域。您的活动战略计划源于业务和组织目标的结合。虽然您的部门独一无二，但您的活动策略会影响并应与公司目标保持一致。活动策划虽然有时看起来很随意，但应该有目的和结构。根据您的组织认为相关的活动类别和活动类型，您的活动战略计划将确保公司目标与举办的活动类型保持一致，无论是面对面的还是虚拟的，以便看到最大的活动成功并获得回报投资(ROI)。活动战略规划可以在一年中的任何时间进行，但与公司目标设定一起进行时最有益。
活动策略模板
创建一个您可以在未来几年重新访问的活动策略模板。框架为您入门提供了良好的基础。您的模板应遵循利益相关者认可的格式。如果所有计划都采用带有副标题和附录的 Word 文档的形式，请以相同的方式布置您的模板。如果您的公司依赖 PowerPoint，请在一系列幻灯片中设置您的计划框架。该模板旨在简化计划，而不是添加额外的步骤。如果你从右脚开始，你在路上的工作就会减少。
当您开始构建模板时，请考虑以下事项：
该组织今年的主要业务目标是什么?
活动如何影响或与这些目标联系起来?
哪种活动类型(现场、虚拟或混合)最能满足活动目标?
一年内将创建多少活动?
您的计划中有哪些类型的活动?
您的活动的期望输出是什么?
您的团队是否有足够的资源来执行预期数量的活动?
可以使用活动管理工具将您的活动计划提升到一个新的水平吗?
定义活动目的
您计划的每个活动都有一个目的。如果没有，那么您将不会获得利益相关者的支持。一些活动目标示例是建立网络、收集线索、提高团队士气或教育。无论活动目的是什么，它都应该与您的战略活动目标相关联。
活动目标
有两个级别的活动目标。一个是针对单个活动级别的，另一个针对您的整个活动计划。您的活动目标与活动的主要目的相关。为了有效，您的活动目标应该明确，专注于可实现的目标，并与您的整体活动策略相关。
活动目的声明
应明确说明您的特殊活动的目的。活动目的声明可以做到这一点。通过为每个活动创建活动目的声明，您可以确定重要性级别、必要支出和组织重点。您的活动推广和活动营销策略将与活动目的相称。考虑为每个活动创建一个目的声明，确定目标参与者、创建活动的理由和预期结果。如果可以，请使活动目的声明的语言与公司目标保持一致。
设定明确的活动目标
实现目标的关键第一步是定义它们。要问的问题是“我为什么要举办这个活动?”
满足目标和目的
有些会议有非常明确的目标，这取决于它们是什么类型的会议。例如，在销售启动时，目标可能是让销售团队谈论商店——交易有竞争力的情报、团队建设，并为新的销售期获得动力。同时，诸如年度股东大会之类的活动可能会因各种长期因素而产生不同的目标。在定义目标时，了解这些上下文细节很重要。目标将根据活动是虚拟举办、面对面举办还是混合举办而改变，因为它们都有不同的好处和限制。但是，这并不意味着您应该为似乎有明显目标的会议取消第一步。在每个活动的背景下定义你的目标很重要：因此是“活动策略”。
调整公司目标和活动策略
战略性活动策划始于确定组织目标并利用活动的力量来实现这些目标。你知道你的组织的目标。这是一个很好的起点。如果您想增加收入，您的活动应该以您的产品为中心。虽然社交欢乐时光可能很有趣，但它更有可能增加潜在客户和面对面的联系，而不是确保已完成的交易。您选择举办的活动类型应符合公司的首要任务。
公司目标和活动类型
增加收入：贸易展
打造品牌：思想领袖会议
减少组织更替：内部团队建设活动
教育客户：虚拟培训课程
计划您的活动日历
时机很重要。产品发布、会员注册时间，甚至天气都会影响与会者的可用性。
盘点：
行业活动
竞争对手活动
一年中的时间
与会者位置
使用智能目标
没有什么比计划一场精彩的活动更糟糕的了，当一切都结束并完成时，没有跟踪分析来衡量成功。战略性活动策划是关于数据和分析的。这是关于创建目标，这些目标将告诉您您的活动是否达到了它的目的，或者它是否失败了。您需要了解您可以在活动中收集的数据以及您是否正在跟踪您需要跟踪的内容。
设定截止日期：如果目标永无止境，您将无法知道自己是否成功。
使其可衡量：模糊的语言不起作用。这是设定量化目标的时候了。
消除歧义：你不应该质疑活动的成功;需要非常清楚什么是成功，什么不是成功。
让它变得现实：基于过去活动的目标。
活动策划者的绩效目标
以下是您可以建立绩效目标的区域类型的一些示例。
活动出席
移动活动应用参与度
赞助支出
捕获的潜在客户
社交媒体参与
注册
会议出席
提交的反馈调查
总体满意度得分
