您通常如何为活动寻找场地?像许多策划者一样，您可以从网上搜索。从那里，您创建一个电子表格，开始确定标准，发送几封电子邮件，致电几个地点，并提出一个可靠的潜在场地选项列表。如果您计划举办面对面或混合活动，场地将是关键。
不要在场地采购上浪费时间
但这花了你多长时间?您可能会浪费数小时查看不同的酒店、会议中心和独特的空间，并且在搜索结束时，您可能会在一张纸或部分填写的电子表格上留下一些草草写下的笔记。在搜索过程中最难找到的东西是什么?成本。您可以花几个小时进行研究，找到五个位置的绝佳清单，然后在接触后意识到它们都超出了您的价格范围。这会让你回到第一方。这只是漫长而令人厌烦的场地采购过程中的第一步。您仍然需要创建和发送提案请求 (RFP)、评估它们并完成复杂的谈判。
使用场地采购技术
现在你应该不会感到惊讶，我对这个繁琐过程的回答很简单——活动技术。场地采购工具让一切变得如此简单。他们能做什么?提供一个可搜索的场地数据库，让您可以根据相同的标准比较和对比场地，轻松发送 RFP，并让您做好使用活动技术无法做到的唯一事情 – 进行现场访问。尽管随着 VR 技术的兴起，它甚至可能在不久的将来帮助你做到这一点。我们已将场地采购分解为简单的步骤，当使用出色的场地采购工具时，您无需为寻找举办下一次活动的理想场所而烦恼。
第一步：寻找场地
了解您的会议目标和要求。您需要从头开始，并在一开始就确定这些，您将减少搜索过程。
考虑与会者的反馈。这是一年一度的活动吗?如果与会者对前一年的场地评价不佳，请查看反馈以选择能产生更好共鸣的场地。
不要感到孤独!与您的团队或与该活动有利益关系的其他人联系，以集思广益哪些因素是最重要的。
第二步：编写完美的 RFP
您已经知道一般目标和要求——现在定义您的目的。明确本次活动的要求和希望达到的目标。
详细点!尽可能多地提供有关该活动的信息。
没有人喜欢讨论金钱，但您需要分享您的预算要求。场地是活动的最大成本之一，可能会影响您的预算。
明确你的最后期限。给出一个日期和时间，让场地有足够的时间做出回应。
不要从头开始。从网上拉一个模板。
准备好回答场地可能对提案或活动提出的任何问题。
第三步：评估提案
创建电子表格以评估提案
列出任何不太具体的因素——你的定性因素
密切关注会议室——大小和布局对您的活动有意义吗?
比较这些场所的响应速度和帮助程度，以帮助确定如果您选择它们会有多大帮助。
去一些实地考察!此时你的状态应该很好。您有提案，您知道您正在查看的空间在预算范围内并且拥有您需要的空间，现在您可以亲自查看。
