会议和活动行业对危机并不陌生，制定强有力的活动风险管理计划对于成功至关重要。
自然灾害、政治动荡、健康恐慌或难以想象的行为可能在世界任何时间、任何地方发生。规划者必须准备好迅速采取行动。您可能多年来一直在处理一次性活动中断，并希望制定危机管理计划来解决这些情况。但是，当大规模、广泛的破坏袭来时，风险就更高了。
您需要立即了解您的总体活动计划，以便对您举办的活动、您参加的活动和您的内部活动做出重要决定，无论您是否需要考虑取消、推迟或转向虚拟活动。
在这篇文章中，我们将探讨活动危机管理的三个不同阶段：
· 适应：您需要做什么来解决当前的情况和可能的活动取消?您需要哪些数据和系统来立即采取行动?
· 进化：你在危机中吸取了哪些教训，你是如何走向复苏的?您适应的哪些领域可能会成为您未来活动计划的持续部分?
· 加速：一旦您了解了所学到的经验教训，您如何将这些经验融入到您的计划中，从而在未来取得更大的成功?您的计划需要什么样的外观才能推动未来的潜在客户?
第一阶段：适应
1)活动风险管理和您的活动计划
面对大规模的中断，组织可能会花费数天甚至更长的时间来收集确定最佳行动方案所需的信息。随着信息和环境的变化，规划者必须保持敏捷，并尽可能多地获得有关危机潜在的人力和财务影响的情报。在任何危机管理情况下，信息收集都是关键。会议和活动策划者必须持续关注新闻，了解新的指导方针和法规等等。为了更好地了解如何最好地推进您的组织和活动， 请在做出决定之前首先评估您的风险、合作伙伴关系以及预期的退款 和财务影响。
请记住，健康和安全始终是第一要务。
2)了解危机
确定受影响的直接活动和与会者，并做出明智的决定。一旦确定了受影响的活动，您必须“分类”(分配紧急程度)您的活动。
如何分类您的活动
危机在没有预警的情况下迅速发生。这些步骤通常会同时发生。
1. 了解外部和内部正在发生的事情。遵守政府法规、内部指导方针，并不断监控情况。
2. 让你的团队到位。这不仅意味着计划团队，还包括帮助做出决策的内部 sprint 团队。
3. 从您的活动管理平台中提取每个即将举行的会议和活动的列表，并按活动类型、月份、规模、支出和地区细分系统中的每个活动
4. 创建风险评估文档，根据各种条件(例如与会者影响、业务影响和内部影响)对活动进行评级。
5. 与相关利益相关者一起浏览您的活动列表，并对每个活动做出决定。小型活动可能很容易转变为虚拟活动。大型活动可能需要更多更具战略性的方法，使用技术、不同的沟通计划、改变的议程和修改的预算。
6. 保持敏捷。持续的危机需要创造力和灵活性。让您的团队保持参与并努力为与会者提供最佳活动。
3)进行风险评估
一旦您了解了危机并获得了活动清单，您就可以对每个活动进行风险评估。根据活动地点、与会者位置和旅行路线(包括航班转机信息)运行报告，以了解有多少与会者受到影响。您还想问自己一些关键问题。举办活动有哪些风险?您知道供应商的活动取消条款中有什么吗?你有活动保险吗?您的保险实际上涵盖什么?您的不可抗力条款涵盖哪些内容?您的组织有义务了解当前正在进行哪些会议以及未来将发生哪些活动，以提供支持规划活动和保护组织利益的政策和流程参数。
与会议相关的最关键风险因素：
· 监管风险：州、联邦或行业法规是什么?它们的指导如何影响您的活动和活动取消?
· 财务风险：贵组织的支出、收入和投资回报率如何受到影响?
· 合同风险：您与场地、目的地管理公司、AV/制作公司、技术提供商等供应商的合同条款是什么。
· 品牌和公众形象： 托管、取消或任何行动将如何影响贵公司的品牌和公众形象?如果没有监督，会议和活动可能与您的公司信息不一致。
· 付款: 受人为错误和/或故意欺诈的影响，请确保所有付款均已入账。
· 安全与保障：从自然灾害到政治起义，可能会出现需要危机准备的情况。
了解有关最大限度降低会议和活动风险的更多信息。
审查退款和财务影响
活动很昂贵，但它们也是收入的来源。当危机袭击您的活动计划时，您需要了解货币影响。重新审视您针对与会者、参展商和赞助商的取消政策。您需要了解退还每个组需要多少资金，以及这将对您的现金流和收入流产生什么影响。确保您的系统设置为处理在线或自动退款，并在必要时准备处理离线退款。
4)您是取消、推迟还是虚拟化?
一旦您在活动计划中确定了受影响的活动、风险和金钱影响，就该决定是取消活动、推迟活动还是进行虚拟活动。这些选项中的每一个都有自己的优点和缺点。您的活动为您的组织带来的价值不一而足。取消一个有 20 个人的小型内部会议和取消一个有数千人参加的会议之间有很大的不同。
推迟活动
推迟活动让您有时间改变计划，同时仍然举行活动。在危机中，请注意将活动推迟到未来多远。在不断演变、长期存在的危机情况下，如果您没有将活动推到未来足够远，您可能必须重新评估决定。其他活动专业人士会和你有同样的想法，这将限制场地和供应商等资源。最后，如果风险太高，您可能会考虑将您的活动虚拟化。
将活动虚拟化
虚拟化并不能代替面对面的活动，但比取消要好。在确定是否将活动虚拟化时，请确定活动的原始目标。目标是共享内容、信息还是更新?那么该活动很容易是虚拟的。目标是获得潜在客户和网络吗?如果是这种情况，虚拟活动可能不是正确的选择，因为您无法实现目标。参加虚拟活动可能看起来很复杂，但事实并非如此。好消息是，面对面活动的核心基础知识也适用于虚拟活动：获取注册、衡量参与度、收集活动后数据等。
有关将活动虚拟化的更多信息，请阅读虚拟活动：终极指南。
活动取消
完全取消您的活动是最坏的情况，但有时需要这样做。如果活动的好处没有超过制定替代活动计划的成本，那么考虑取消活动可能会更好。如果危机是突然发生的，而且几乎没有时间计划，那么取消可能是您最好也是唯一的选择。
5)做出决定后该怎么做
你有一个计划，现在是前进的时候了。这意味着与与会者沟通、与供应商合作并制定任何其他计划。沟通是关键。使用您的资源和与会者、参展商和赞助商数据立即与注册人和活动利益相关者进行沟通。从一开始就做出明确的决定，并在一个地方放大该决定和该决定的原因。随着开支收紧，尽可能省钱。如果您有活动技术，使用它来自动化流程并获得活动计划的可见性意味着您可以快速做出影响与会者、参展商和赞助商的决策，同时保持敏捷。
做出决定后，与与会者、参展商和赞助商沟通变更
· 自定义电子邮件通信，包含所有关键信息以及有问题时使用的电子邮件或电话号码。
· 使用新日期或有关取消的信息更新活动网站。
· 更新移动活动应用程序。如果您要参加虚拟活动，请将点播视频或直播流的链接添加到议程中。
· 为赞助商和参展商发送特定的通信，因为这会对他们产生与与会者不同的影响。
如何为与会者推迟活动
不想完全取消您的活动，但不确定何时重新安排?请按照以下步骤推迟您的活动并通知注册者。
1. 确定这将对已注册的受邀者产生的影响。在决定推迟活动之前，请执行以下操作：
· 确定您是否允许与会者因延期而取消注册。
· 查看您的退款政策以明确并确定您何时或是否会处理退款。
· 如果您要处理退款，请创建一个计划提醒，以便在每次受邀者取消注册时发送，以便您在取消注册时立即知道。
· 计划如何处理对时间敏感的继续教育学分。
· 确定您将如何处理注册人所发生的与活动相关的费用报销。
· 考虑如果注册人决定保留他们的酒店和机票预订会发生什么。如果活动被推迟，请考虑何时以及如何重新预订他们的旅行。
2. 创建一个遗憾调查。 要从决定取消的人那里获取更多信息，请创建一个遗憾调查，以便在取消时发送给注册人。
3. 关闭您的活动以进行注册。 一旦你决定推迟活动，你需要关闭它，这样其他人就不能注册了。
4. 通知您的受邀者和注册者。 创建自定义电子邮件以有效地解决与会者。不要忘记客人、等待批准的注册者和候补名单中的受邀者。
5. 确保您提供明确的说明， 说明活动重新安排后如何注册，以及取消或重新预订酒店和航班的说明。
6. 修改您的活动网站。 更新您的网站以包含有关活动延期的所有必要信息。考虑添加一个包含与会者常见问题解答的附加网站页面。
7. 更新应用程序，例如移动活动应用程序、约会安排应用程序和摘要管理工具。
如何为与会者提供虚拟活动
根据您的活动，将您的活动虚拟化可以是简单的也可以是复杂的。下面，您将找到将活动虚拟化的基本步骤。
1. 通知您的受邀者。向注册者和受邀者发送一封电子邮件，其中包含有关如何加入虚拟活动的信息。
2. 修改您的活动网站。更新您的网站以包含有关虚拟活动的所有必要信息。
3. 提供指导。创建指南，教受邀者如何通过移动活动应用程序和在线指南加入直播、查看点播会议以及与其他与会者互动。
4. 添加到议程的链接。在议程中每个会话的信息部分，添加指向实时流和点播会话的链接。
如何取消与会者的活动
取消活动最有意义吗?请务必与与会者进行清晰的沟通。
1. 通知您的受邀者。向注册者和受邀者发送一封电子邮件，其中包含有关活动取消的信息。
2. 关闭您的活动以进行注册。确保您仍不接受通过您的注册站点进行的注册。
3. 修改您的活动网站。更新您的网站以包含有关活动取消的所有必要信息。 考虑添加一个额外的网站页面，其中包含常见问题解答以及专门用于回答与会者问题的电子邮件或电话号码。
4. 退还注册人。如果注册人在线支付，请退还他们的信用卡并确认所有注册人都得到了报销。
5. 更新应用程序，例如您的移动活动应用程序、约会工具和摘要管理工具。更新或删除任何通知。
6. 可以回答与会者的问题。向注册人提供取消活动的原因、帮助他们完成取消活动的资源，并为他们提供提出任何问题的渠道。
第二阶段：进化
现在危机模式已经结束，您可以通过总结经验教训并计划恢复可能的样子来开始恢复和重建。您将如何决定取消会议和活动?当那个时候到来时，您如何才能快速且经济高效地重建您的活动?
规划未来
危机总能暴露出运行最良好的活动项目中的裂痕。您是否能够快速汇总所有活动并获得对情况进行分类所需的信息?您是否对每个活动的所有者和决策者有明确的信息?您是否能够了解与会者的风险并快速传达活动状态的任何变化?活动取消或推迟活动的财务影响如何?在战略层面上，您是否能够了解这些中断活动造成的潜在客户或收入差距，以便您可以着手填补这些差距?
现在是审查您的活动系统和流程的好时机，以便您可以继续进行任何近期调整，但更重要的是，确保您的活动计划为下一次危机做好准备。
返回的旅程可能会从寻找新地点开始。如果您不得不取消某个活动，希望您的合同中有一个条款允许您将该空间用于未来的活动。能够跟踪所有已取消的活动空间将节省您寻找场地的时间和金钱。但是，如果您正在更改您的程序，您现在可能有不同的空间和房间块要求。在大多数情况下，您可能需要帮助才能找到适合您的空间和房间需求并在您想要的日期有空房的场所。在这种情况下，自动化的 RFP 工具可以成为您最好的朋友，让您和您的团队免于花费无数时间在电话中与场地通话，看看它们是否能满足您的所有要求。现在是发展您的场地采购策略的时候了。
1)了解所有会议和活动
你无法管理你看不到的东西。因此，对于许多组织而言，第一步是确保他们能够了解所有会议和活动，以便在时机成熟时，您可以快速查看需要分类的所有活动。要做到这一点，部分是纪律，部分是技术。
该学科从创建会议和活动批准流程并坚持下去开始。当您必须迅速掌握每个计划的会议或活动时，您会很高兴将它们组织在一个地方。技术可以为您的会议和活动提供一个集中的中心，因此您可以立即捕获每个活动的风险和优先级评级。这种类型的集中确保您始终可以轻松获得重要的活动信息，包括活动类型、成本、地点、开始日期、注册号等。
2)提前识别风险
在某些危机中，某些国家或州可能比其他国家或州受到更大的影响，而且在不同的时间。在这些情况下，查看与会者原籍国和旅行资料的数据成为必须具备的条件。这种洞察力不仅可以帮助您快速通知参与者重要信息，还可以帮助您主动识别参与者流失和取消这些活动的总体风险。
3)了解精美印刷品
这是生活中的事实——活动伴随着合同而来。从酒店到 AV 供应商再到餐饮服务商，您可能在危机期间了解了很多有关您的合同的信息，并确定了几件您希望自己采取不同做法的事情。当整个项目发生中断时，快速、清晰地了解财务风险并将风险降至最低，就变得更加重要，也更加困难。许多组织花费数天时间收集基本信息，例如取消截止日期、减员日期、房间预订承诺、取消费用等。
现在是做出改变的好时机。 使您能够了解活动计划的相同学科和技术还使您能够快速访问供应商合同信息。与您的法律团队合作，为您的组织制定取消和减员条款的标准 Ts&C
危机中完整的活动技术平台的好处
· 了解所有全球会议和活动
· 跟踪与会者旅行和房间块
· 捕获和自动化沟通渠道
· 提前识别潜在的出勤风险
· 让每个人都了解情况并与您的与会者交流
· 跟踪取消的财务并发症
· 如果需要，自动退款
· 以后重新使用取消的空间以节省资金
第三阶段：加速
如何加速您的活动计划
既然您已经度过了危机，并且已经确定了您的流程中的差距，那么是时候进一步考虑未来了。一场危机可以彻底改变我们经营所在的世界——无论是在地方层面还是在全球范围内——新的法规可能会成为标准的操作程序。社会反应可能成为人类规范。为了加快您未来的活动计划，您可能需要改变过去的运营方式。
1)了解您的程序组合
在危机期间，您推迟、取消或以虚拟方式进行了一些活动。这些决定对您的长期活动计划意味着什么?您会回到过去运行的同一个程序，还是某些更改会变得更加永久?
在考虑您未来的总赛事计划时需要考虑的一些事项
· 错过活动导致的潜在客户流失是什么?这对销售有何影响?活动是营销组合的关键部分，虽然不举办活动似乎是削减成本的快速选择，但了解不举办该活动对销售团队的下游影响非常重要。
· 虚拟活动的成功程度如何?它是否实现了目标?如果您参加了虚拟活动，可能很容易说您以后应该再做一次。在做出决定之前，请查看您的成功指标并了解您是否真正通过虚拟程序实现了活动目标。
· 面对面互动对您的业务和目标至关重要吗?对于许多人来说，别无选择，只能恢复他们的标准活动计划。有些业务只能在面对面的环境中进行。
· 密切管理减员和取消条款。希望危机期间活动承包的经验教训能在重建阶段得到落实。现在，您需要持续管理这些方面。确保您在整个活动组合中为所有未来活动制定了严格的流程
· 当您重建您的活动计划时，您会将活动组合成一个更大的计划还是将一个更大的计划拆分为区域性活动?项目规模将极大地影响您的整体活动后勤以及项目在现场的运行方式。
2)现场物流和活动设置
正如您的整个活动项目组合可能会在未来发生变化一样，您的活动设置和后勤也会发生变化。需要考虑的几个方面：
· 活动布局和设计：以不同方式配置您的空间，以实现社交距离。
· 空间要求：您是否正在改变您的活动项目规模?还是需要考虑新的人类行为?您过去运行程序所需的空间可能与您现在需要的空间完全不同。
· 互动技术：从健康危机中走出来，与会者是否会犹豫是否使用 Tap and Go。您可能想要研究更多的被动考勤跟踪技术，以消除人们一个接一个地触摸相同屏幕的需要。
· 健康和安全程序：同样，您可能希望在现场包括哪些新的健康和安全措施?您可能会考虑对车站进行消毒、设备清洁和更新场地清洁时间表。
· 食品和饮料：限制细菌传播的服务方式，例如减少自助餐和自助服务的选择。
· 混合活动：探索为面对面活动创建虚拟选项的机会，以增加可能不愿意或无法亲自参加的与会者的可访问性。
· 标牌：使用标牌来促进健康的选择并告知与会者。
危机后调整、发展和加速您的会议和活动计划
危机和风险管理关乎准备、灵活性和敏捷性。对于您从未预料到的情况，您必须立即适应并就对业务产生实际影响的会议和活动做出决定，即使这意味着考虑取消活动。一旦危机消除，就该改进您的会议和活动计划，并通过实施新的流程和系统来推动下一次更好的响应。最后，您需要通过查看您如何举办会议和活动并做出更智能、更多依赖于自动化和洞察力的数据驱动的选择来加速您的会议和活动计划。
