在结束长达一小时的会议后，您是否经常听到有人说：“那可能是一封电子邮件?” 员工不喜欢浪费时间。由于一天的工作时间有限，而且要做的工作太多，没有影响的会议会使员工的压力和恼怒程度增加。事实是，没有人愿意参加一场毫无成就的会议。但会议并不全是坏事。面对面的互动可以培养创造力，支持合作，并且可以让团队达成单独无法达成的解决方案。对于大多数公司而言，会议支出仅占总收入的 1% 以上。那么，如何策划一场有效的会议呢?
一、什么是会议?
当两个或更多人聚集在一起时，就会发生会议。会议在工作世界中无处不在。与贸易展览或团队建设活动不同，会议是一个通用术语，可用于描述人们聚在一起的任何时间。是什么让某件事成为会议与事件?会议和活动就像矩形和正方形。在所有事件都是会议的情况下，并非所有会议都是事件。会议往往是为了教育或商业目的而举行的，其中活动的规模和目的可能不同。篮球比赛可以被视为一个事件，它不是一个会议。
什么是虚拟会议?
另一种类型的会议，即虚拟会议，是在线举行的。如果您有虚拟活动解决方案，这些会议的可访问性更高且成本更低。在考虑是否举办面对面会议、虚拟会议或混合会议时，请考虑您的听众。它们是否遍布全球?你有预算限制吗?与面对面会议相比，虚拟会议的注册人数往往更高，因为与会者的承诺水平(无需出差、离开办公室的时间很少、无需酒店费用)较低。
二、会议的目的
出于商业或教育目的，举行会议是为了交流某些事情。可能会有新计划、项目更新或人力资源培训。当达成共同目标的最有效方式是通过虚拟方式或面对面方式进行聚会时，就会召开会议。
召开会议的常见原因：
宣布一项新举措或组织变革
协作并创造新事物
应对挑战并找出解决方法
启动一个项目
澄清或设定期望
三、会议类型
会议有多种用途。最常见的会议目的是：教育、团队建设、启发、解决问题和咨询。
1、教育会议
这些会议要求演讲者参与并提供清晰的材料。教育会议的范围可以从关于公司政策的人力资源培训到新产品的概要。虽然在这些含义上几乎没有互动，但信息保留是关键，它有助于在会议结束后提供一份快速或摘要文件供与会者参考。
2、团队建设会议
这些会议旨在联系同事并加强工作庆典。一个相互尊重、相处融洽的团队会更好地合作。团队建设会议可以被认为是浪费时间，因为它们的目的不像其他类型的会议那样与公司计划一致，但它们绝不是这样。他们让员工参与进来，并导致更高的保留率。为避免抱怨，请在会议前设定明确的目标或期望，并确保团队建设活动与团队相关。
3、鼓舞人心的会议
有时，销售团队需要一些鼓舞人心的谈话。有时营销需要受到行业领导者的启发。举行鼓舞人心的会议是为了培养活力，让可能陷入低迷的员工参与进来。尝试使这些会议更具互动性。
4、解决问题的会议
大多数会议都属于解决问题的范畴。可能有要修复的错误、要编排的项目或要解决的团队动态。解决问题的会议应该从背景信息开始，并在会议结束时阐明需要完成的工作。
5、协商会议
发送这些会议是为了获得专家的意见或意见。咨询会议比其他类型的会议涉及更多的问答，可以帮助确保项目走上正轨。这些会议还可以提供更新并寻求其他人的反馈。
四、外部会议与内部会议
组织的活动计划由他们主持的会议、他们参加的会议和内部活动组成。90% 的会议和活动专业人员计划内部和外部活动(内部活动的数字)。外部和内部会议都可以是教育性的、团队建设的、鼓舞人心的、解决问题的或咨询性的。那么，这两种会议有什么区别呢?
1、外部会议
外部会议是为组织外部的个人举行的会议。这些会议可能涉及客户和潜在客户以及员工。这些活动的主要目标各不相同，但可用于获得潜在客户和增加销售渠道。这些会议更容易被证明是成功的，因为它们依赖于与潜在客户和销售渠道相关的数据。
2、内部会议
内部活动是组织内为员工举办的活动。它们可以针对一个小团队或整个组织，并且可以每年发生一次或超过十次。组织可以举办的内部活动类型多种多样。所有这些事件构成了您的内部事件程序。内部活动是组织整体活动计划的一部分，也是保持员工敬业度、积极性和忠诚度的主要目标。是一个组织的命脉，当员工感到被重视时，他们会更加努力地工作并停留更长时间。敬业度决定了员工是否会留任 20 年，或者他们是否会提交辞职信。
