策划企业活动通常是为了传达公司战略、改变公司内部行为、推出产品或服务、激励、培训或奖励员工，或影响客户对品牌的外部行为。在许多情况下，他们将公司员工聚集在一起，支持更广泛的营销或销售计划，激励团队成就或招待高级领导。
一、什么是企业活动策划?
然而，企业活动策划超越了会议策划。尽管会议可能占工作量的大部分，但您可能需要组织的其他活动包括公司招待、客户招待、会议、展览和员工活动——例如奖励旅行奖励计划、团队建设、激励活动、招待会、派对和慈善筹款日。
策划和执行成功的企业活动绝非易事，这通常是一个长达数月的过程。
二、企业活动类型
如上所述，公司活动的范围可以从公司会议和内部培训研讨会到团队外出日和客户招待。因此，在计划任何类型的公司活动时，最好根据它们的规模来评估它们。
1、微型活动 (也称为“简单活动”)
最多可容纳 100 名代表，通常采用会议或更亲密的培训课程的形式。
这些微型活动的规划要求可能只涉及房间预订、演示设施、茶点和注册。然而，将它们称为“简单事件”可能会产生误导，因为为 50 名高级管理人员提供外出或款待可能与为 500 名与会者计划会议一样复杂。
2、小型活动
被归类为 100 到 250 名代表。它们可以是研讨会、培训日或部门会议。
规划者可能需要管理一个主要的舞台行程和几个分组会议，以及午餐、茶点、视听设施、在线注册和交通。
3、中型活动
更多地依赖技术。它们可以是多达 1,000 名代表的全公司会议，也可以是重要客户客户与高级领导人会面的领导峰会。
品牌网站、活动前通信和活动移动应用程序都应构成预算考虑的一部分。代表们可能需要酒店住宿，以及与会者往返会场的交通工具。而作为复杂的多流会议行程的一部分，可能需要活动前或活动后的招待会或晚间娱乐活动。
4、大型活动
通常需要企业技术工具来管理酒店房间预订、代表航班、预算和在线注册等元素。
这些可能是多天的活动，因此您可能需要场外活动、晚宴、合作伙伴计划、颁奖典礼或其他复杂的行程计划。
人员配备、餐饮、注册、演讲者和代表管理都需要仔细规划。例如，会议最多可以吸引大约 10,000 名与会者，并且可以持续几天。
三、活动预算
可用预算的多少会影响企业活动策划的各个方面，从场地和演讲者的选择到餐饮、娱乐、技术和人员配备的水平。
确定您的预算是否只有支出，或者您是否能够用来自参展商、赞助商或其他形式的外部收入的收入来补充它?
这个事件过去发生过吗?如果是这样，请使用以前的预算来建立基线，但要确保考虑到通货膨胀和不断变化的需求。
过去预算中的数字有助于更清楚地了解某些供应商将收取多少费用。使用这些来确保您在联系供应商获取初始报价时不会被多收费用。
但是，每个活动预算都需要内置的灵活性。意外支出很常见，供应商成本通常作为估算值提供，而不是固定价格，因此相应地管理总体预算并设立应急基金至关重要。
获取供应商成本核算后，请列出活动生命周期中所有预算项目的综合清单，包括场地租赁、视听、食品和饮料、住宿和旅行、演讲者费用、人员成本、营销和服务费。
对于更大或更复杂的预算计划，请查看公司活动管理软件套件，其中包括专用的活动预算管理工具。这将确保准确收集您的预算信息，帮助您轻松跟踪费用，生成预算报告，并展示您的活动的投资回报率。
