会议和活动策划者都是忙碌的人，这已经不是什么秘密了——而且他们正变得越来越忙碌。
在策划者采购报告中，37% 的受访策划者表示他们每年组织 50 场或更多活动。他们正在管理更多有更多参与者的活动——以及更大的预算。这些活动专业人士有更多工作要做，反过来，他们对酒店经营者和场馆也有更多期望。
这是因为尽管工作量更大，但质量没有下降的余地。活动策划者仍然面临着使每场活动都引人注目并在财务上取得成功的压力。
通过成为合作伙伴来帮助他们。与活动策划师建立牢固关系的酒店可以帮助他们打造难忘的体验并实现财务目标。为确保您的场地被选中，请考虑这些影响活动策划师决策的酒店经理提示，这样您就可以最大限度地利用酒店的方法，更准确地响应 RFP，并最终转化更多的团体业务。
您需要知道的温馨提示：
1、以成本入手，以空间布局取胜
规划人员在选择场地时会考虑多种因素——金钱并不是一切。活动空间布局与场地成本同样重要。事实上，在报告中，这些因素中的每一个都被 45% 的活动策划师认为是决定谁赢得业务的最大影响因素。在这个阶段，预算对活动策划师来说很重要，但他们也想要一个能为与会者创造引人入胜体验的场地。
虽然排名低于其他因素，但场外活动和摄影等因素表明创造令人难忘的活动体验越来越重要。活动策划师希望酒店在空间设计和决策方面提供更大的灵活性和更高的透明度。
活动策划师不愿考虑改用价格较低的第二选择场地，这凸显了空间布局等非成本因素的重要性。事实上，几乎四分之三的活动策划师在考虑改变他们的场地决定之前就预计至少可以节省 6%。
场地提示： 如果你有 RFP，你知道在价格方面你已经很接近了。您可以通过向策划者展示您的场地带来的其他独特价值，以及您的空间将如何使他们的活动取得巨大成功，从而赢得比赛。考虑空间的 3D 模型，或提供额外的个性化照片，以便活动策划师可以在您的空间中可视化他们的活动。
2. 突出您的场地位置
集团业务的竞争已经很激烈，而且会变得更加激烈。随着更多酒店的建设和会议策划者在寻找场地时投下更广泛的地理网络，酒店不再只与所在城市的其他场地竞争。竞争现在是全球性的。
为了更好地定位策划者采购场地，请使用可用活动空间的照片和视频使您的酒店位置看起来迷人且有吸引力。展示您场地中独特的空间和布局，以及只有您所在的城市和场地才能提供的标志性产品。通过突出显示与交通、机场、旅游景点和当地餐馆等事物的接近程度，展示在您所在城市和您所在位置预订的好处。
场地提示： 由于策划者正在寻找在他们的活动中提供令人难忘的当地体验的方法，请考虑与您目的地的 CVB 合作，编制独特的活动包。这将是一段难忘的时光，只有在您所在的城市和您所在的位置才会发生。
3. 提供无缝的预订体验并建立关系
正确进行预订流程并确定计划者体验对于确保团体业务以及为重复业务做好准备至关重要。
确保与规划人员的每次互动都非常专业，并且采购过程的每一步都尽可能无缝和简单，这符合您的最大利益。证明自己是他们活动中不可或缺的不可或缺的合作伙伴，这可能是策划者在选择您的场地时需要的额外推动力，无论是第一次还是作为回头客。
由于涉及时间和精力，采购、研究和比较提案是活动策划师在场地选择过程中最困难的部分。虽然规划人员确实很欣赏对 RFP的快速响应，但快速回复并不是一切——它还必须准确和彻底。活动策划师希望更多地关注细节，因此请注意他们的具体要求，并尝试主动提供解决方案以满足潜在需求。一个完整而准确的回答比一个留下很多空白要填写的快速回答要好。
此外，“简单会议”的增加为酒店经营者提供了更多与活动策划师建立关系的机会。全球商务旅行协会 (GBTA)的一项研究发现，50% 的公司会议都是“简单”的会议——具有基本且可复制的要求。
由于这些简单的会议通常由未受过正式培训或通常不预订此类活动的策划者组织，因此酒店经营者有机会在整个过程中将自己定位为合作伙伴并与策划者建立关系。如果您使预订过程尽可能顺利和简单，则可能会在以后从同一客户那里赢得未来的团体业务。
场地提示： 经验就是一切——不仅对与会者来说，对策划者来说也是如此。近 60% 的策划者表示，由于销售人员缺乏专业性，他们不会再回到场地，所以要专注于为周围的策划者创造轻松而精致的体验。此外，这只是良好的客户服务。
底线：
活动策划师寻找的不仅仅是价格合适的场地。他们需要一个活动体验创造的合作伙伴。他们正在寻找开箱即用的独特位置或靠近交通和景点的场地，并提供有趣的场外活动。他们希望拥有专业而迅速的员工，从而实现顺畅和简化的预订流程。
通过专注于改进和突出这些领域，酒店经营者可以为当前和重复的成功预订更多会议和活动做好准备。
