会议是公司活动不可缺少的一种方式,大型会议活动更加是许多公司高度重视的一种产品推广,宣传公司的方式.一个好的大型会议活动,在活动正式明确实施的会议,要严谨的按照会议步骤开展而且要做好突发事件应急预案.
大型会议活动执行步骤
1、会议方案的制订
明确会议方案的步便是明确会议的主题.会议主题要紧扣大会整体的工作目标任务.会议方案是会议组织安排的总纲,一套改善齐全的会议策划方案会让整体会议的实施事半功倍.
2、会议场地的安排
在会议进行以前,成都大型活动策划者应事前对主会场、住地开展勘测熟悉,并做相对应的现场布置.一是主会场和会议用品的准备安排.二是迎送接待仪式的确定及彩排.三是******出行安全和***餐标准.按照大会日程表一项项地对会务细节开展现场排练,按照事前事前两个小时事前一个小时的标准做好会议现场布置工作,即每一个主会场事前安排结束,每一项活动部署安排***位;会务工作者事前两个小时到达主会场,一切准备工作事前两个小时***绪;全体会议时组织会议代表和列席人员事前一个小时入场.
2、会议流程的实施
为了能******会议的顺利完成,也为了能让参加会议的人员知晓整体会议流程,事前明确会议的流程或是流程表.
在会议实施期内,高度负责的会务服务工作是不可缺少的.会务服务分为主会场内服务和主会场外服务,涵盖会议签到、住宿安排、医疗卫生服务、车辆安排、材料派发、引导***座、会议纪要、录音摄像等众多环节.唯有做好会务服务工作,搞好更好的推动会议流程的实施.
4、会议结束的总结
一次成功的会议,少不了合理规划的会后工作.
1)统筹做好会后服务.要重视统筹对接,事前拟订大会闭幕后系列事后会议和活动的组织工作方案,做好协调工作.
2)全方位做好会后总结.成都大型活动策划需及时总结会务工作中的经验和教训,对现有的会务工作步骤、工作规则等开展调整和改善,使之更为满足新形势下会务工作的需求.要留意收集会议代表对会务工作的意见与建议,认真采用当中的合理部分,推动办会水平不断提升.
3)及时整理会议材料.成都活动公司要牢固确立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人搜集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议纪要、音像资料等会议档案文件,按种类整理成文件汇编,为将来办会提供工作参照.
