1、了解活动的基本信息
在安排活动车辆之前应该详细的了解活动的相关信息。包括要了解活动的规模怎样，参会的人员有多少本地人，多少外地人，参会人员是否有特殊的嘉宾人员，另外有没有特殊的环节需要注意的，要了解会场，与会者住宿地等与车站，机场等的距离情况，在其周边有怎样的交通情况。还要了解活动地点或者住宿地点是否有停车场，与会人员有多少自驾参会等等。只有详细的了解了这些情况，才能根据实际做出合适的交通方面的安排。
2、出活动的交通方案
实施交通方案活动公司在详细的了解了活动相关信息之后，可以提前做出安排交通的方案，在制订方案的过程中一定要注意与活动主办方进行密切的沟通，对于主办方在交通方面的预算，参会者使用的交通方式以及到达离开时间要求等要进行确切的掌握，如果有信息更新也要及时掌握最新的信息。制订方案时要明确哪些是参会者会自己负责的，哪些是需要协助进行的项目。
3、实施交通方案
在活动过程中实施交通方案时，要根据实时统计的参会人数安排相应的车辆进行接送，这里要注意一般对于车辆的安排数量要宽松一点留有一定的余地。在安排的车辆上要保证水等基本物资，常用的药品以及杂志等配备的齐全，交通实施过程中，要对所有车辆的联系情况，车辆的信息都详细了解，并且要有针对道路拥堵，车辆损坏等情况的紧急应对预案。
4.在出发之前通知对方
在宾客出发之前，要通知宾客到达之后联系接待方以及联系接送人员，大概到达哪个地方，大概什么点到达。并且在嘉宾到达之前要通知对方，大概什么点到，以便策划公司提前能接到彭宾。
