1、搞清楚活动主办方的目地：
活动有各种类型，不同的需要不同的环境，但一定的有他的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。
2、理清活动“思路”
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与活动的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。
在你筹划的思路理清后，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下活动的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。
3.选择正确的活动场地
活动场地的选择，直接关系到活动的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个好的活动场所非常重要，建议企业举行重大会议活动选择高端场地。另外，考察场地也非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的机率就越低。
4.总的负责人
如果是由多个机构共同举办的活动，在进行策划的时候，就需要明确各自的分工，这样能够避免出现多头指挥的情况。任何时候，活动策划都需要保证有总的负责人。
5.布场说明
一般情况下，制定活动策划方案的时候，需要特别注明，让布置活动会场的工作人员提前两个小时进行布置，如果活动会场布置有些复杂，那么时间还需要延长。这些细节在进行策划的时候都需要考虑到。
6.嘉宾休息室
对于参加活动的领导和嘉宾，在活动之前也需要安排好，可以专门准备一间会议室，让他们先去会议室休息，活动正式开始的时候让引导人员请入会场。
总之、进行活动策划的时候把各个活动细节都需要考虑到。如果遗漏任何一个细节，都有可能让活动出现问题，导致活动不能够顺利举行。当然，策划的再周全，也有可能出现失误，那么就需要有专人负责及时解决这些问题。
