一般要准备台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，笔，鲜花，成都会议会展服务，研讨会旗帜，磁带等； 大型活动还须设签到席，派专人负责签到；
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所谓会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排，把握住了大局，成都会议会展，才能保证会议的效果，着手具体会务工作才能不偏离方向，才会有条不紊，减少重复劳动与差错。首先，确定召开会议的必要性，即召开此次会议是否符合上级的要求和当前工作的实际需要，召开的时机是否恰当，是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等。其次，科学确定好会议的基本框架，例如：选择会议时间应多考虑出席领导和贵宾的因素，选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模、车辆停放以及食宿便利等因素，确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果。
会展经济作为一种功能经济，具有参与经济、带动经济的强大能力。工业革命后，尤其近百年来，成都会议会展搭建，会展经济与全球贸易一体化、全球生产分工互为因果，并和产业、城市发展高度融合，成为推动城市经济发展的重要手段。
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