一般要准备台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，彭州会议会展，矿泉水，台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，笔，彭州会议会展设计，鲜花，研讨会旗帜，磁带等； 大型活动还须设签到席，派专人负责签到；
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会展宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告等。媒体广告(包括专业媒体，如报纸、杂志、网站等;大众媒体，如电视、电台、主导性报纸等)，彭州会议会展公司，主办者可以围绕不同的会展特点和亮点来进行宣传}除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式来传播展会信息。户外广告，则是利用量较大的公共场所，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行宣传。
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会务工作也有它的技巧，运用得好可以事半功倍。会务人员平时应当仔细琢磨，用心研究，多学习一些会务知识，多总结一些经验教训，多尝试一些解决问题的新办法。例如，为了保证会务准备工作万无一失，可以加强会前检查，做到检查、多次检查；可以尝试模拟运行会议的主要议程，发现细节上的疏漏并及时予以弥补；多听听各方意见，看看还有什么没考虑到的问题和隐患。为了节约会议经费，可以把会议预算方案编制得更仔细，一一明确各项支出的内容和标准，如发生预算外支出必须先请示；比价采购以及充分安排利用本单位车辆，或向友邻单位临时借用等方式，节省开支。缺乏某类会议工作经验时，可参考原有会议方案，多向领导同事请教，多学习借鉴外单位的经验做法。
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