一、确定客户人数。
二、主办单位确认方案、效果图、费用预算等等。
三、前期各项准备工作的安排、成立抽本小组，确保活动方案的实行。
四、确定各项人员。
五、宣传资料的准备。如宣传的横幅标语、宣传单、宣传手册等等。
六、按照项目实施方案的要求活动策划宣传工作开始运行。至少小区内部人员通过标语、横幅等都要知道这一件事情。在小区外也要多做宣传，并欢迎各位前来参加。
七、筹备活动所需各项硬件物料，如：拱门、音响、灯光安装等材料，以及现场所需各种材料。
八、确定活动所需邀请的人员。如公司的领导、客户和新闻媒体(当地有影响力的两家报纸记者联系)。
九、设计印刷请柬，并在活动日前五天送达被邀请人士手中。
十、确定相关演出人员，如主持人、演员人员等。特别是要提前一周与客户们商量让孩子参加这次的活动演出，让孩子们有时间参加排练。
十一、活动现场包装布置。(舞台、主席台、拱门、地毯、灯光、花篮、桌椅)
十二、确定活动负责人、活动联络人员、主持人沟通、礼仪小姐、保安工作人员、摄影摄像人员、发放礼品人员等等。特别是要确定晚会的总负责人和每一模块的负责人，权责具体到每一个人，避免晚会时发生一些不必要的问题，也方便具体而迅速的解决问题。
