大型会议活动怎么策划执行?

大型会议活动怎么策划执行?

    举办大型会议活动的时候需要与领导沟通了解会议目的,然后草拟初步方案,与领导确认,之后细化方案、合理分配工作,最后进行分工,那么具体怎么进行安排的呢?下面就和成都活动策划公司一起来看看吧!

    大型会议活动怎么策划执行

    一、与领导沟通了解会议目的

    策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行会议的目的,确定整个会议策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?

    二、草拟初步方案,与领导确认

    沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。成都活动策划公司

    三、细化方案

    初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。

    1、会前准备:会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。

    会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的会议来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项,可以借助会议助手软件来协助,大大减少工作量。

    2、会中:物料配合、人员配合

    会议每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。比如会议中有现场抽奖的环节,那是用转盘来抽奖?还是可以用会议助手软件来投放到大屏幕抽奖,人人可参与到弹幕互动?

    3、会后:会议纪要、总结、宣传报道

    会议结束后需不需要进行宣传报道?如果需要就要准备照片和宣传稿。会议纪要可以通过会议助手在企业微信发布,方便与会人员及时查阅,如有修改意见也可以在评论区提出。

    四、合理分配工作

    执行中很有可能出乱子,要懂得与同事分工合作,千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况,到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了,因此分工合作是必需的,多一个人分担处理当然会更靠谱。

    五、主办人公布策划方案并宣布分工

    策划方案确认完成后,由领导来公布并分配工作,这一点很重要,毕竟自己没有分工权力,同事不一定能全力执行。由领导出马,那就变成了自己分内的工作,这是不一样的性质。完成了以上的策划工作,那么执行下去就会事半功倍。当然,在执行过程中会遇到各种各样的情况,这时就需要及时调整,灵活处理啦!

时间:2021-9-16 编辑:展会设计

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