1、背景板的放置
制作会标。横幅式会标一般悬挂在主席台的上方位置，多数为红底黄字或白字会标。新品发布会目前有屏幕投影或彩色喷涂技术制作的巨幅背板做会标，比横幅式效果强烈，制作难度稍大。
2、确定主席台上宾主规模
要视主席台上就座的来宾与主人的人数确定座椅的数量与摆放方式。
3、排定座次
发布会策划主席台上宾主座次的安排要视级别来定，主宾与主要负责人的座位应摆放在前排正中然后依次序分别排好。座次排好后，摆放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上。以便宾主对号入座。
4、安排麦克风
麦克风话主席台中间，也可放分放在前排左右边上，有条件的可以多置。
5、安排摄像位子
如需摄影摄像的，事先安排摄影师，准备必要的席位或梯架。
6、新品发布会会场工作人员安排
如接待人员，制安人员等。
除此以外，新品发布会策划会场还可安排花卉等小型物件的装饰，可在期间放音乐、发放或摆放一些围绕主题准备的宣传材料。这些材料的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定。尽量做到全面、详细、具体和形象。形式应多样，要有口头的、文字的、实物的、照片各模型等。
