1、会议准备
商务会议策划方案应该尽早决定，一个优秀的负责团队会将商务会议中需要准备的所有具体事项做成一个完整的清单，从会场的选择，到住宿交通都能清楚体现。只有在会前准备足够细致，才能保证会议的完善。
2、会议时间的通知
商务会议的时间一般为主办方决定，所以在决定会议时间后，要及时通知参加会议的公司及个人，最好能以发送请柬的形式进行通知，请柬要体现出本次商务会议的主题，还要被邀请人的信息也要写清楚，写好后要认真核对，防止出现错误。
3、布置会场
会场是会议进行中很重要的背景环境，所以在布置会场时一定要尽全力减少出现纰漏的可能。保证会议所以需要的设备能够正常使用，包括摄像机、电脑、投影仪等；为出席会议的人员准备的茶水点心、美化环境的会议桌花心都要精心布置，这些在商务会议策划方案中都要有详细体现。
4、安排会议接待
因为参加商业会议的成员有时候是从外赶来的，所以安排舒适的住宿环境以及便利的交通是必不可少，而且最好能为出席会议的成员提供专车接送服务，这样也能很大程度的避免因为交通问题而导致会议拖延。在会议当中，接待人员要一直保持紧张，这样能够对随时可能出现的意外情况及时应对，尽量把恶劣影响降到最低。
