1、主题的选择
主题会议的主要目的是要为公司或者组织等等做出决策，那么主题的选择就显得尤为重要，有很多时候，大家争论的焦点不只一个，所以就需要找出其中最主要的矛盾来作为这场主题会议的主题。
2、会议场所的选择
选择主题会议地点的时候，也要进行多方面的考量。首先要考虑参加主题会议的人，他们也许来自不同的组织，为了平衡其中的关系，选择场地的时候就需格外注意。其次，主题会议是间严肃的事情，场地的选择应该尽量避免在繁华的闹市区，避免车马喧嚣给会议带来不好的影响。
3、会议器材的准备
主办方需要将主题会议的所需的所有材料在会议之前准备好，并在会议开始时发放给参加会议的成员。最好准备一个符合会议主题的PPT，在会议期间放映，所以在会议前要确定场地的电脑以及相应的投影设备的完好。主题会议的现场，主办方应该为参加会议的成员准备茶水，若是时间匆促，也可用矿泉水替代。
4、会议记录
主办方一定要安排专人来记录主题会议的内容，这样可以避免会议上有重要内容的遗忘，也为了防止事后参加会议的成员对主题会议的决产生质疑。会议记录最好用电脑记录，因为手写记录出现误差的几率较大，而且速度也相对较慢。
