在正常活动的工作区分布中，签到台和序厅可谓是参会者对于一场活动的最基础印象。有条不紊、彬彬有礼的接待工作会给参会者留下非常不错的印象，提高活动的参与感与体验感。那么，在签到台的会务工作中有哪些注意事项呢？一起来看看吧！（成都活动策划公司整理发布）
一、彩排注意事项
（1）前台所有人员都参与（包括酒店方人员、兼职等配合人员）；
（2）认真严格按照既定流程进行，如发现问题及时解决并改变策略。
二、签到进行时
（1）随时与机场接机组保持联系，及时得到列车/机场接驳车辆发车情况（发车时间、车号、人数、航班号/列车号、客人序号或姓名）
（2）提前准备即将抵达酒店的客人的签到表
（3）客人抵达酒店，疏导客人到休息区，分发签到表，指导客人填写签到表
（4）酒店住宿签到的，提前安排好房卡或与酒店前台沟通好到达人员住宿房间。
（5）组员看到客人达会场或者酒店大堂时，应主动询问是否是参会嘉宾。
（6）现场签到客人一般称之为“某某老师”。如遇阿里互联网公司，内部使用花名，需要前期与主办方提前核对信息和数据。
（7）若遇到身份证丢失，及时提醒到派出所办理临时身份证明，或用驾驶证或护照代替。
（8）在签到处带领客人进入会场时，要给参会者再次强调议程中的注意事项；
（9）在签到处带领客人入住酒店时，要进行议程上及注意事项的沟通，如果是标间，提醒在另外一位客人到来的之前，房间不要反锁。VIP尽量送到房间内。
三、如果客户有收款需求
（1）如需客户付款，则按价收款，酒店开具收据或发票，并在签到表上标注“已收款”字样；
（2）如项目组预定酒店客房，则费用统一结算，无需客人现场支付；
四、参会者取房
（1）根据航班时间分时段取房，不可一次取完；
（2）跟酒店确认每次取房的房号、房数、房型进行记录，签字确认；
五、分房
（1）见到收款凭证，根据分房要求分房；
（2）分房表上和房卡上都需要标记房号、客人姓名、入住日期、离店日期，标注后发放房卡，同一房间剩余的房卡也需标注房号、房型、已入住客人的性别、入住时间、离店时间；
（3）安排房间要确定好性别，避免男女混住的尴尬。
六、会议资料及礼品发放或物品进房间
（1）根据客人抵达时间分批将会议资料及礼品运送至签到台，并按次序摆放整齐；
（2）发放会议资料及礼品，和核对发放名单，需客人在签到表上签字确认，并要提醒参会者注意保管；
（3）在交给客人会议资料的时候，要说明议程中那些要注意的地方以及一些时间节点，并告知餐券的使用方式及具体的用餐地点。
（4）及时汇总会议资料及礼品的领取、发放数量；
（5）如物品需进房间，需跟客户确认物品在房间的摆放位置，与酒店礼宾部沟通，组员安排配合场工送物品到房间，根据客户达到时间及房间楼层分布。将物品分批送至房间返程信息统计；
（6）统计客人返程时间（如航班/列车时间、地点）
七、会后旅游登记
（1）统计客人参加会后旅游的线路、人数、名单及联系方式
（2）接受客人特殊旅游需求，例如：单订房、订车、单独旅游等
八、核对整理各种数据
（1）签到处整理当日实到客人人数、各区域人数，告知会议负责人
（2）分房处统计实际用房数、房型，分别与酒店、客户签字确认
（3）收款处统计实际收款金额，与签到表上标注的金额核对，并将最终收款金额与客户确认
（4）整理客人返程信息，及时发送给项目负责人、交通模块负责人
（5）整理客人会后旅游情况，及时发送给会议负责人、旅游板块负责人
（6）统计会议资料及礼品的实际发放数量，与签到表登记的数量核对，并将最终的发放数量与客户确认
九、收集整理签到台剩余物品
（1）将剩余的会议资料及礼品清单入库，并跟客户签字确认
（2）签到台各版块需将自己版块的原始单据收集保管好
（3）清理签到台物料，保持签到台整洁
十、会议期间工作
（1）收集整理返程信息；
（2）旅游信息咨询、预订；
（3）会议相关事宜的咨询：包括日程安排、会议地点等；
（4）会议期间的叫早设定、每天在店房间数的统计确认；
（5）专人负责接待客人领取发票；
十一、注意事项
（1）在开多方沟通会时，需提前与酒店召开协调会
（2）统计客人信息时，保留客人发送的原始资料；和客人对完信息后，及时将更改后的信息发给客户确认
（4）签到表需按照抵达时间或所属部门、区域分类订装
（5）取房人必须清楚与酒店及客户的最低保证用房量，避免造成房间的浪费；
（6）遇到客人调换房间或物品，需及时做好登记；
（7）因为航班及大巴接驳等原因，可能同一时间会有大批量参会人员到达，需要提前安排好现场维持报到注册秩序工作人员。
（8）参会者会直接带行李到达会场，接待人员应提前规划好行李规划区。
