一、按照活动区域来确定需要的物料清单
大型会议设计物料清单还是需要看一下不同活动区域需要哪些类型的物料，一般的会议都是需要有接待处和签到区，也要有相应的活动现场。那么我们就可以按照这三个部分来进行物料清单的确认，接待处是需要有接站牌、欢迎条幅、车头牌还有相应工作人员的工作证等，而且也要提前准备好参加会议人员的工作者或者是入门证。所有接待人员和工作人员的工作证都是需要有一定的区别，这样方便参会来宾找到适合的咨询人员。
签到区需要有工作人员的胸牌或者是肩带，也要有会议内容或者是宣传活动的易拉宝，签到要有标牌，包括了签到处、休息区、咨询处、礼品区等等的标牌才行。签到表必须要有三份，以便于各个部门来进行核对。如果会议比较长，需要有几天的时间，建议还是需要准备好每一个嘉宾需要使用到的活动手册，所有人参加会议也要有不同的参会证，以免闲杂人等进入到我们的会场内，影响到会议进行。
二、按照会议进行流程等来准备物料清单
主会场需要主板的物料内容比较多，一般来讲都是要有相应的背景板和宣传片，同样会场内也是需要使用到不同类型的易拉宝和指示标志等。每一个桌面上都要有相应的桌卡和会议手册，也可以发放统一的笔记本和笔，这样方便与会人员来进行相应的会议几率。现场布置需要的不同装饰品要由专门的会场布置部门来准备，并且要提前给出清单，这样方便做好整体上的预算工作。
