怎样有效提高年会效率和降低预算
如今一场年会的举办都需要投入一定的人力、物力，举办年会的策划公司如此，随着年会策划市场的日益发展，如何降低年会预算，提高策划年会的效率已成为每个成都年会策划人员的工作重心之一。
一、时间就是金钱
如果年会日期的安排具备一定的灵活性，那么就可以在很大程度上面能为成都年会策划人员节约出相关的费用。比如成都年会策划人员可以考虑好每周和每年中酒店举办年会的高峰和低谷时期，将酒店需要“疲于应付”的高峰时期避免掉。
二、坦诚沟通
成都年会策划人员要了解对年会主办方来说哪些是最重要的，列出轻重缓急。在需求建议书中，明确、直接地告知年会主办方年会策划公司认为最重要的条件，并且将此作为策划内容之一。
“如果某年会主办方很长时间才作出回复或者表示无法和成都年会策划人员合作，成都年会策划人员要继续沟通。因为很多年会主办方需要先了解成都年会策划公司的背景，然后才和成都年会策划做这笔生意。”
三、寻找价值点
在经济疲软时期，年会数量锐减，企业取消年会的情况经常发生，那么成都年会策划人员需要寻找在酒店举办年会的优惠条件。成都年会策划人员不要害怕询问酒店能够提供什么优惠条件。“还有成都年会策划人员不必一定要让酒店答应所有优惠条件，因为这些条件通常只是年会策划层面一厢情愿的想法。”
四、仔细观察人们的满意度
用显微镜来观察年会吧，注意所有不能直接为年会参会者体验感“加分”的细节支出。比如成都年会策划人员可以建议主办方通过提升年会参与者的住宿级别或者在年会后增加激励奖的方法，将绩效奖和年会预算结合在一起.
五、选择年会地点要有目的性
年会地点和安排的年会要与年会主办方要实现的年会目标相匹配。一个高层管理者认为年会比传统的度假旅游效果要好，而旅游和年会正在成为大家的期望。
“但是人们再也不想造自行车了，”成都年会策划公司的相关人士说。“造自行车”指的是那些局限于酒店年会厅的年会。她说人们都很喜欢他们所参观的地方。因此成都年会策划公司的相关人士提醒说，举办年会的地点可以选择在经济实惠，性价比高的地方。
六、按需采购
在谈判年会策划条件时，一些年会现场的消费品，如咖啡和酒吧消费，要按人次计算。一位年会参会者指出，如果参与者吃剩下了，要记住这些剩余的东西都是年会主办方花钱买的。这样年会主办方就会选择将早餐剩余的食物在上午会间休息时使用，而剩余的甜品就可以用于晚上的晚宴使用。
七、尝试打包方案
成都年会策划公司的相关人士注意到“今年推出全服务打包价格的酒店增加了很多，这种方式让年会主办方能够自己预测自己在年会中所需要花的费用。”有一位成都年会策划人员提醒大家说，有一点很重要，就是要知道哪些年会策划服务是包含在打包方案里的，哪些不包含，为此年会策划人员需要亲自去实地考察。
九、重视年会预算
自助年会和全服务打包年会的预算控制方法类似。而且自助年会能让成都年会策划人员稍微轻松一些的享受，但是这样的话往往会加重年会主办方的负担和时间。
