为何团拜会现场人员要进行职能划分
每次举办大型的团拜会的时候，主办方是否都会感觉到执行的时候束手束脚呢？是否感觉执行的时候总是配合不到位呢？每一个部门的分工都不是很明确，没有一个有效、科学的管理，也没有一个有效、积极的调动主办方的相关人员。在这里，成都团拜会策划公司教大家如何科学管理团拜会。
一般来说，团拜会举办过程中非常容易出现的几个问题：
A) 团拜会现场的人员具体分工很不明确，从而导致现场看上去很混乱；
B) 团拜会前期准备的不是很充分造成现场用品的漏缺；
C) 对现场的一些突发事件的处理缺乏一定的防备和技巧
因此在举办团拜会之前，成都团拜会策划公司告诉大家首先必须做好以下方面：
1、职能划分
成都团拜会策划公司告诉大家职能管理的前提是对参与团拜会的全体人员进行科学的职能划分，这也是一个实施操作团拜会现场工作的基础。而在职能划分的过程中不仅要注意职能的独立性，还要注意到每个职能所内含工作的系统性和联系性。因为每一个职能的划分最终目的就是为了使工作分工明确，易于操作。例如一场时装公司的的团拜会就会在舞台方面就会涉及到音响、灯光和舞美；而在表演这一方面又会涉及到主持人、模特和道具。如果想保证节目的顺利进行，舞台方面就要充分的配合演员的各方面需要，而模特方也要了解舞台方的各种要求。他们之间的关系不用说也是非常非常的密切的，照理说安排一个人来全权负责是再好不过了，但是由于各个方的事务都非常的多，如果一个人来处理的话就会显得心有余而力不足；而且两方的人员又要有非常明显的系统属性，所以还是分开管理比较妥当。当然，这时成都团拜会策划公司认为双方负责人的沟通就会显得很重要了。
2、工作职能
成都团拜会策划公司告诉大家各种职能的管理人员之职能主要表现在：
①监督和控制各种参加人员的到场和准备的情况。例如现场的灯光音响是否已经测试完毕，为邀请嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，以及媒体的一些记者是否都已安排妥当等；
②负责与各人员之间的信息沟通。参与团拜会的各个方面都需要完美的进行配合，各个职能之间的管理人员及时传达他们之间的信息和各种配合要求；
③负责解决各个职能提出的各种要求和出现的各种问题；
④向团拜会的总负责人及时的报告现场进展情况；
⑤团拜会现场突发出现的其他相关事务。
3、职能管理在筹备期的运用
成都团拜会策划公司认为在筹备期的职能管理和团拜会现场职能划分是基础。就会把团拜会现场的职能管理任务加以延伸到团拜会的筹备的前期，以各类参与职能为主要的线索，分别为他们展开与他们相关的筹备工作，并且安排专业的人负责跟进整个筹备进程，并且为其承担团拜会现场的同一方面的工作。例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、以及音响制作方的联系、确认到最后都应该有一个人专门负责跟进，而且要在最后的团拜会现场也是让这个专门负责的人来担任团拜会现场的舞台、灯光、音响的相关事务。这样的话，在对现场团拜会现场的舞台方面的监督和控制都会非常的高效。
