将你的会议活动方案奉告工会的领导，让他们依据你的方案提交一份书面的预算，包含雇佣的人数，时刻以及相应的一切费用。保证你所聘任的视听制造公司里有一位与工会打交道的技术指导，你有必要可以监督整个作业组织，恪守休息时刻规则，并担任调度人员，让一切人都能准时到岗和离岗（假如作业人员薪酬规范式四小时起付的话，更要如此）。不然，你或许要付加班费。要留出相当于预算的10%的预备金。关于没有工会的场所单位，要跟管理人员深化评论你的方案，并让他们出具书面材料，列出一切或许发生的额定费用。 会议活动举办场所的
天花板高度是多少？在安置舞台，灯火，视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。关于背屏投影，引荐的最低高度为22英尺。你要组织供给舞台，灯火和视听服务的公司与你一起进行一次实地考察，并依据你的一切要求洽谈确认最佳的场所布局。
成都会务公司聊聊会议场地的舞台灯光音响安排细节
视野是否足够好？从一切的视点查看房间，有没有柱子，吊灯之类的东西阻挠视野？是否每一位客人都可以看清楚舞台或大屏幕？吊灯能否进步或拆掉，需求多少费用？吊灯有时可以拆开，但要考虑人力本钱：需求多少人参加？时刻多久？需求多少费用？ 你只需求一个舞台仍是需求几个？
你要了解共需建立多少舞台以及它们的方位。由于它们不只会占有许多的空间，并且还影响你所能铺排的餐桌的总数和可以招待的客人数量。成都会务公司以为 舞台需求多大？多宽？舞台上即将举办什么会议活动？舞台要承载多少人？乐手要组织在主舞台上仍是组织在台下的一侧？依据客人按桌就坐或按剧院式就坐的不同状况，确认舞台多高最合适？是否或许将一部分座位垫高？你可以将房间的一部分从头规划一番并铺上地毯，把大厅变成夜总会或餐厅的款式。你并不必定要让一切的桌位都处于相同的高度，但不要忘了垫高座位的费用不菲，这种费用取决于房间的布局，以及需求处理的障碍物，比方柱子。费用也取决于参加工程的人数，从将这种费用分摊到每位客人头上来看，将座位电告关于人数很多的会议活动来说比较合算，而关于小规模的会议活动则不很经济。 会场是否有固定舞台？
假如有的话，讨取一份包含后台在内的舞台平面图，查看是否有现成的化妆间，是否有装卸转移各种设备的空间，过道的宽度是多少，该舞台是否可以满意你一切的要求。
