如何将年会的相关策划环节做到最佳
策划离不开执行，任何一个大型年会活动策划方案，其年会管理都可分为五大步骤：会前准备、年会开始、年会进行，年会总结以及跟踪执行。因此，要想成功举办一场大型的年会活动，前期的年会策划是关键。所谓年会策划，它是活动策划的一种整合过程，都是在控制年会现场的风险的基础上，使年会效果最佳。成都年会策划公司认为要想年会开得好，风险控制早做到。但凡一场公关年会活动最可能出现的失误，在不同的年会阶段有不同的表现。
一，会前准备：年会主题和日程及任务分配不明确，很多年会参与人员没有过多的关注。
二，年会开始：年会程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员层次参差不齐。
三，年会进行：年会讨论消极沉闷，甚至超出年会举办主题的范围了，年会举办过程太慢，常常让人觉得主办方不够专业。
四，年会总结：年会效果不明显，年会现场相关安排没有条理性。
五，跟踪执行：经常是哪里完哪里了，策划人员没有及时地进行年会现场的后续跟进和意见反馈。年会本身是一个很重要的管理工具和手段。通过年会策划，可以很好地对年会中的各个细节严格把关。就像是管理一个活动一样，需要不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。
此外成都年会策划公司还为企业分享了在年会策划中如何了解邀请嘉宾的情况：
1.嘉宾中是否有特殊年龄需要特别照应的？
2.嘉宾中是否有重要热点人物需要特殊接待的？
3.嘉宾中是否有身体健康状况存在隐患需要医疗预防措施的？
4.嘉宾是和配偶一起来，还是一个人来？
5.嘉宾们将乘坐什么交通工具？是自己开车来还是乘坐接送客人的大巴？需要考虑安排一些接送车辆吗？
还有就是年会的邀请函，如果年会主办方准备在过年前举办，那么主办方可以先试着设计一份不含举办日期的邀请信。上面写上主办方期望着在哪里与他们见面的话，并简单写明年会的相关用意。此外在一些年会中，邀请嘉宾必须出示年会主办方提前提供的邀请函才能获许进入年会现场，虽然年会现场的相关接待人员那里也有邀请的嘉宾名单，但是这样做可以减少年会现场的拥堵状况，减少邀请嘉宾在年会现场外等候的时间。
但是如今很多企业都会选择专业的成都年会策划公司帮助自己策划，因为可以省去很多的物力人力。那么专业的成都年会策划公司又是怎么做的呢？
首先，成都年会策划公司会提前确定出席年会现场的邀请嘉宾名单。年会的嘉宾不应当滥竽充数，或是让对方尴尬。确定年会邀请嘉宾名单时，成都年会策划公司始终会以年会主题为主，一般来说，年会邀请嘉宾应包括这些人员：
一是上级领导。地方党政领导、上极主管部门的领导，大都对主办单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加，主要是为了表示主办方的感激之心。
二是社会名流。根据“名人效应”原理，能够请到创始人们，将有助于更好地提高主办单位的知名度。
三是大众传媒。在现代社会中，报纸、杂志、电视、广播等大众媒介，邀请这些人士并主动与他们沟通，将有助于助于加深社会对年会主办单位的了解和认同。
四是合作伙伴。在商务活动中，合作伙伴也是和年会主办单位同呼吸、共命运的，所以请他们来参与年会是完全应该的。
最后，一旦这些邀请嘉宾的名单确定好了，那么成都年会策划公司就会提前发出邀请或通知。鉴于年会的出席人员甚多，牵涉面极广，故不到万不得已，均不许将年会临时取消、改期或延期。
