通常来说做大型庆典前庆典策划公司都必须要清楚地知道大型庆典主办方为什么要做大型庆典，策划这次大型庆典主办方的主要需求是怎样的？尤其是要在策划整个大型庆典策划方案时时刻刻地想着大型庆典的目的，尽量要做到把每个环节都向大型庆典主办方的目标接近，只要是和大型庆典目的没有关系就不放进策划方案中，只有这样才能将大型庆典策划的主题更加明确化。
因为如果是人们都参与的事，那么肯定大家就会比较重视的，所以庆典策划公司在策划时，除了加上必要的元素外，也应该充分结合实际情况考虑，在选择举办大型庆典场地上也要充分考虑人们是否方便。同时往往大型庆典在庆典策划公司的精心包装下，更加能营造出大型庆典现场热烈的气氛，针对所要参加的对象来制定整个大型庆典的方案，让整个现场的整体的布置和规划方面都要具有一定的冲击效果和特殊意义。所以在举办庆典之前，专业的策划公司告诉大家首先必须做好以下方面：
１、工作内容划分
职能管理的前提是对参与庆典的全体人员进行科学的职能划分，这也是一个实施操作庆典现场工作的基础。而在职能划分的过程中不仅要注意职能的独立性，还要注意到每个职能所内含工作的系统性和联系性。因为每一个职能的划分最终目的就是为了使工作分工明确，易于操作。例如一场时装公司的庆典活动就会在舞台方面就会涉及到音响、灯光和舞美；而在表演这一方面又会涉及到主持人、模特和道具。如果想保证节目的顺利进行，舞台方面就要充分的配合演员的各方面需要，而模特方也要了解舞台方的各种要求。
２、工作职能
专业的庆典策划公司介绍道各种职能的管理人员之职能主要表现在：
①监督和控制各种参加人员的到场和准备的情况。例如现场的灯光音响是否已经测试完毕，为邀请嘉宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，以及媒体的一些记者是否都已安排妥当等；
②负责与各人员之间的信息沟通。参与庆典的各个方面都需要完美的进行配合，庆典活动现场的管理人员之间的默契配合很重要；
③负责解决各个职能提出的各种要求和出现的各种问题；
④向庆典的总负责人及时的报告现场进展情况；
最后，专业的策划公司认为在筹备期的职能管理和庆典现场职能划分是基础。就会把庆典现场的职能管理任务加以延伸到庆典的筹备的前期，以各类参与职能为主要的线索，分别为他们展开与他们相关的筹备工作，并且安排专业的人负责跟进庆典整个筹备进程，并且为其承担庆典现场的同一方面的工作，这样的话，庆典活动的执行过程就比较顺利展开。
因此，庆典策划公司必须要对每个庆典的高度负责，因此庆典策划公司筹备庆典的每个细节都应该做到位，每个环节都需要庆典策划公司要具有危机意识，并很好的处理这些问题，而且要重视而且速度要快。所以说好的大型庆典不仅对大型庆典主办方来说有积极的影响作用，在社会作用上也存在一定的意义，能充分得到社会大众的关注，毕竟举办一次成功的大型庆典也是很多人都希望看到的，庆典策划公司的选择要有真正的团队协作精神，团队协作才能保证任务得到充分的完成，真正的动力是团队中人的相互之间的交流，这就要每个大型庆典策划人员都具有积极的心态，如果是遇到问题就和主办方一起讨论来解决。
